Wrike est-il le meilleur logiciel de gestion de projet et de la collaboration que ce soit pour les petites ou grandes entreprises ?
C’est à cette question que nous allons tenter de répondre. Pour les plus pressés, je vous invite à accéder à la conclusion cet article. Et je vous recommande vivement de lire notre comparatif des logiciels de gestion de projet.
Les restrictions liées au confinement et le télétravail ont bouleversé nos méthodes de travail. Les emails et les visioconférences affluent sans pour autant qu’on ait une visibilité claire sur le suivi des projets. Aujourd’hui, plus de 20 000 entreprises ont opté pour la solution Wrike.
Avantages et inconvénients de Wrike
On aime 👍
- Période d’essai gratuite de 14 jours
- Une solution flexible pour moyennes et grandes entreprises: Archivage, Tagging et recherche en filtres
- Une solution personnalisée pour la vente de prestation de services et les activités marketing
- Modèles de projet fournis pour chaque cœur d’activité (marketing, créativité, etc) : un gain de temps monstrueux !
- Fonctionnalités marketing (formulaires de contact intégrés)
- Un plan gratuit pour les plus petits !
- Chemins de tâches avec un Diagramme de GANTT interactif ; aperçu des dépendances, analyse des chemins critiques, importation MS Project
- Application Wrike Android et IOS
On n’aime moins 😞
- Interface au design rudimentaire
- Synchronisation lente avec Outlook : des délais importants d’envoi des notifications (lors d’un message sur Wrike)
> Plan gratuit disponible
Voir les tarifs
4 / 5
4/5
Flexibilité
5/5
Fonctionnalités
4.3/5
Design de l’interface
2.6/5
Service Après vente
4/5
Tarifs
3.7/5
Wrike qu’est ce que c’est ?
Wrike est une plateforme collaborative hébergée sur le cloud.
C’est un logiciel polyvalent de gestion de projets et de collaboration au travail qui permet d’impliquer les équipes dans leurs tâches et d’améliorer la productivité.
Avec aujourd’hui plus de 20 000 utilisateurs dans le monde entier, Wrike est reconnue par les experts (scrum masters) comme l’une des meilleurs solutions d’accélération de la croissance des entreprises.
L’entreprise a obtenu la confiance de grandes entreprises comme Paypal, Amazon, Ebay ou encore Boch.
Autant vous dire que cette solution est considérée comme l’une des plus fiables.
L’outil de gestion de projet Wrike permet de synchroniser les employés entre eux en centralisant la communication.
Mais aussi en donnant accès à une visibilité claire sur le temps de travail des équipes.
Le logiciel permet également d’agencer correctement et rationaliser les listes de tâches (workflows).
Et cela même lorsqu’elles sont éloignées les uns des autres.
Visualisez facilement l’état d’avancement de tous les projets de vos équipes grâce à des rapports et un tableau de bord interactif en temps réel.
Fonctionnalités de Wrike
Un logiciel de collaboration
Centralisation de l’information
Les Rapports d’état de projet
Centralisation de l’information
Wrike permet aux membres de l’équipe de discuter des détails de leurs tâches et projets, et surtout de contextualiser ces discussions. Autrement dit, chaque tâche dispose de son propre espace de discussion.
Les utilisateurs sont en capacité de mentionner un collaborateur pour une tâche donnée, d’ajouter dans l’espace de discussion dédié à une tâche des images, des vidéos, des fichiers PDF, etc.
Le chef de projet et collaborateurs disposent également d’un outil d’approbation de tâches intégré. Enfin, d’autres fonctionnalités très intéressantes sont à découvrir notamment un raccourci pour pouvoir transformer un commentaire en tâche..
Les Rapports d’état de projet
Les équipes peuvent créer et partager entre elles des rapports interactifs. Wripe fournit des modèles de rapports prêts à l’emploi.
Ces rapports ont essentiellement pour objectif d’évaluer la productivité, de motiver les équipes et retardataires. Mais ils ont surtout pour objectif d’informer les différents collaborateurs sur l’avancement du projet, de les conseiller sur les tâches à prioriser.
Planification, automatisation et suivi de projet
4 modes d’affichages
Chaînes de tâches automatisées
Flux de travail
Formulaires personnalisés
4 modes d’affichages
Comme Smartsheet, la solution Write propose 5 types d’affichages bien distincts : Liste, Cartes, Tableau, Diagramme de Gantt. Via ces 5 vues, surveillez, gérez vos projets avec une visibilité accrue en utilisant différentes vues pour obtenir une meilleure perspective ;
- En tableau ou en liste (ou grille) qui sont des vues utiles pour la saisie d’informations),
- En cartes (à l’image de Trello) pour voir rapidement la répartition des collaborateurs par tâches.
- En diagramme de Gantt (chronologie) pour agencer correctement les tâches entre elles afin de respecter le planning prévu. Les diagrammes sont interactifs et ajustables et permettent au Scrum Master ou chef de projet de visualiser les délais et d’éradiquer les chemins critiques.
- En « Charge de travail » : Outil non inclus dans les formules (supplément) pour vérifier que les charges de travail entre collaborateurs sont équilibrées.
Via la vue « Cartes » ou « Charge de travail », Wrike vous permet d’équilibrer la charge de travail de vos collaborateurs.
On va ainsi allouer les ressources AVANT d’affecter les tâches. - Vue « Calendrier » ; Vous pouvez non seulement accéder à une vision de vos tâches de la semaine pour un projet ou l’ensemble de vos projets où vous êtes impliqués.
Chaînes de tâches automatisées
Wrike permet également de planifier et organiser des chaînes de tâches OU des flux de travail personnalisés.
Exemple de chaîne de tâches (Via la vue en diagramme de Gantt) :
Cette fonctionnalité est faite pour déléguer les responsabilités et le travail à ses collaborateurs. Tout le monde sait ce qu’il doit faire, à quel moment, et dans quel ordre !
Si les tâches sont achevées en retard ou en avance, le calendrier se mettra à jour automatiquement. La date d’échéance du projet et toutes les tâches suivantes seront en conséquence repoussées ou avancées.
Avec Wripe, il est possible d’aller encore plus loin en paramétrant l’envoi de notification par email aux employés.
Les employés peuvent recevoir des emails de rappel lorsqu’une nouvelle tâche leur est assignée ou lorsque le statut d’une tâche est sur le point de changer. Exemple : Notification 2 jours avant l’échéance.
Mais nous pouvons aller encore plus loin avec les notifications.
Lors de la création d’une chaîne de tâches, on peut paramétrer ceci ; dès que Frédéric aura indiqué avoir terminé la tâche n°4, le collaborateur suivant recevra un email lui indiquant qu’il peut attaquer la tâche n°5.
Les chaînes de tâches n’est pas un outil utilisable pour les projets qui nécessitent de faire appel à de nombreux collaborateurs. Elles ne sont surtout pas conseillées lorsque notre projet nécessite de revenir sans cesse dessus, c’est-à-dire que l’on doit apporter des révisions au fur et à mesure. Dans ce cas, il faut davantage s’orienter vers les flux de travail car on se retrouverait rapidement à créer de nouvelles chaînes et tâches de révision.
Flux de travail
Pour des projets de forte envergure, Wripe propose un outil de création de « Workflows » ou « Flux de travails ».
Cette fonctionnalité apporte beaucoup plus de flexibilité qu’une chaîne de tâches créée via le diagramme de GANTT.
On peut en effet voir rapidement grâce à des codes couleurs l’état d’avancement des tâches ; en révision, modifiée, etc.
Formulaires personnalisés
Wrike offre un outil de création de formulaire personnalisé (Formule Business minimum) destinés à :
- vos clients ou fournisseurs
- vos collaborateurs afin de leur offrir un gain de temps
Ces formulaires peuvent être partagés et déposés dans les espaces de discussions.
Personnalisations
Tableau de bord personnalisé
Intégration de logiciels tiers
Tableau de bord personnalisé
Les utilisateurs peuvent suivre l’avancement du projet en temps réel grâce à un Tableau de Bord interactif.
Les tableaux de bord permettent aux employés de suivre les progrès et comprendre quelles tâches doivent être priorisées. Le chef de projet peut créer, personnaliser un tableau de bord via une série de widgets puis le partager à qui il le souhaite.
Intégration de logiciels tiers
L’application de bureau Wrike est disponible sur Windows et sur Mac.
Des solutions spécifiques sont disponibles pour les équipes marketing, les équipes créatives, la gestion de projet, la gestion de produit, les opérations commerciales, les services professionnels ou tout autre type d’équipe.
Voici une liste des solutions tiers que l’on peut intégrer (voir la liste au complet) :
Applications Emailing : Bien évidemment, vous pouvez synchroniser vos calendriers Outlook ou Gmail avec le calendrier Wrike.
Comme on l’a vu, vous pouvez paramétrer aux différentes tâches l’envoi de notifications et rappels par email à vos collaborateurs pour les avertir qu’une tâche arrive à échéance, ou est modiée, etc.
Applications CRM : Salesforce. Le logiciel de gestion de projet Wrike n’est pas suffisant pour gérer la relation clients. Salesforce est donc selon moi le seul logiciel indispensable à combiner à votre progiciel Wrike.
En synchronisant ces deux logiciels, vous pouvez depuis Salesforce créer de nouveaux projets !
Et depuis Wrike, modifiez les tâches et projets créées au préalable via Salesforce.
Progiciels IT (utilisés par les développeurs):
Le progiciel JIRA qui est essentiellement utilisé dans les grandes entreprises entre développeurs d’une application ou site erp privé et les testeurs (autres membres de l’entreprise).
Si vous souhaitez implémenter Wrike mais qu’une partie de votre entreprise utilise JIRA en interne, alors sachez que vous pouvez synchroniser les deux.
Vous pouvez en tant que chef de projet depuis la plateforme WRIKE remonter les tâches de vos collaborateurs qui sont sur JIRA.
Vous avez également la possibilité d’intégrer Github. A l’image de JIRA, tout est synchronisé ici aussi.
Créez des projets qui combinent des tâches présentes sur Wrike et accolez y des commentaires sur Github.
Les dates d’échéance de projet, ou champs personnalisés et les commentaires sur Wrike sont synchronisés sur Github.
Messageries :
Slack et Microsoft team. Synchroniser vos espaces de discussion.
Importer / Exporter : Excel et Ms Project.
Authentification unique : SAML, One login, Bithium, Microsoft, Okta, PingFederate, Shibboleth.
Stockage de fichier (cloud): Dropbox, Box, Microsoft One Drive, Google Drive.
Application Android et IOS sur mobile
L’application Wripe est disponible sur IOS et Android. Elle est disponible via le Plan Professionnel et fonctionne hors ligne ce qui en cas de rupture de connexion n’empêchera pas que votre travail ne se mette à jour.
Elle permet de collaborer en temps réel, créer des tâches, envoyer des formulaires de demande.
Mais aussi, vous pourrez améliorer vos flux de travail et accéder aux rapports personnalisés ou aux documents partagés dans les espaces de discussion.
Lien application IOS
Lien application Android
Comment fonctionne Wrike?
Wrike comprend des structures de dossiers personnalisées pour offrir aux équipes plus de flexibilité.
Ainsi, ils sont capables de créer et d’adapter le travail aux défis d’aujourd’hui et de s’adapter à la croissance le moment venu.
L’outil Wrike ne se structure pas de la même façon qu’un autre logiciel de gestion de projet car on a ajouté 3 niveaux au lieu de 2 :
Dossier > Projet(s) > Tâches
Au lieu d’un logiciel classique, on peut créer des dossiers qui peuvent regrouper plusieurs projets.
Un dossier peut donc correspondre à une activité de l’entreprise, une catégorie de projets.
Et reprenant la structure d’un logiciel classique, on retrouve ensuite les projets. Chacun regroupe une liste de tâches.
Un projet correspond à un objectif donné. On peut assigner un propriétaire, des collaborateurs au(x) projet(s), donner une échéance au(x) projet(x).
Concernant les autorisations d’accès, on peut assigner des collaborateurs à chacune des étapes de la structure ; visibilité sur une tâche, sur un projet ou bien sur un dossier complet.
Depuis l’accueil, on a une vue sur la boîte de réception qui groupe tous les messages et pièces jointes partagés à nos collaborateurs. De plus, toutes les actualisations de statuts des tâches concernant l’utilisateur (suppression ou nouvelle tâche assignée, etc) lui sont envoyées sous forme d’un message.
Dans la barre de navigation sur la gauche de l’interface, on accès à toute l’arborescence de l’infrastructure : dossiers, sous dossiers, projets puis listes de tâches. En cliquant sur un projet au hasard, la liste de tâches s’affichent sur l’écran de droite.
Chaque tâche une fois sélectionnée affiche toutes les communications qui lui sont liées : fichiers joints, indications ou messages de collaborateurs la concernant,
Il est possible d’ajouter un ou plusieurs « tags » pour chaque dossier ou projet. Il est également possible d’ajouter et de personnaliser plusieurs filtres d’état (Exemple: Complété) aux tâches.
SAV Wrike
Le support après vente est disponible par :
- Téléphone ; Responsable commercial de Wrike (plan professionel minimum)
- Tickets (plan professionel minimum)
- Gestionnaire de compte assigné (plan professionel minimum)
- Help Center et Forum : un blog bien fourni en documentations, des articles de Wrike mais aussi des messages présents sur son forum privé.
Astuce pour vos collaborateurs :
Vous pouvez créer un dossier « FAQ » et y créer dedans toute une documentation avec les tutoriels de Wrike pour aider et faire gagner du temps à vos collaborateurs dans la prise en main de Wrike.
Prix Wrike
- Les formulaires de demandes ou les rapports sont disponibles uniquement avec les plans Business, Entreprise ou Wrike Marketing..
- En revanche les 2 affichages : Diagramme de Gantt et Charge de travail + la création d’un tableau de bord sont inclus dans le plan Professionnel.
Plans gratuits
Le logiciel de gestion de projet en ligne Wrike offre un plan gratuit pour 5 utilisateurs avec des fonctions de gestion de tâches limitées, des intégrations de base, le partage de fichiers, des applications mobiles et 2 Go d’espace de stockage pour une petite équipe.
Plans payants
Le plan professionnel est proposé au prix de 9,8 dollars par utilisateur et par mois pour des groupes de 5, 10 et 15 utilisateurs.
Ce plan comprend des fonctions complètes de planification de projet et de collaboration, des intégrations avancées, des tableaux de bord partageables auprès de collaborateurs externes, 5 Go d’espace de stockage et 15 Go de téléchargement de vidéos par mois.
Les plans supérieurs comprennent toutes les fonctionnalités du plan inférieur précédent en plus d’un plus grand nombre de fonctionnalités.
Le plan Business inclut 5 à 200 utilisateurs tandis que le plan Enterprise inclut de 5 à un nombre illimité d’utilisateurs.
Des plans spécifiques pour une activité marketing ou vente de prestations de services
Wrike propose également quatres solutions spécialisées avec des plans spécifiques à ces deux secteurs d’activité :
Pour les agences marketing ou de communication ;
2 solutions sont disponibles, une solution pour les entreprise dont l’activité est essentiellement la création et une autre pour les services marketing recherchant d’avantage la performance.
Pour les entreprises qui vendent essentiellement des prestations de services, on a également 2 solutions proposées pour ceux qui recherchent ou non la performance.
Les prix ne sont disponibles mais équivalent au minimum au plan Business soit 24,8$ par utilisateur et par mois.
Ces plans spécifiques comprennent en effet toutes les fonctionnalités inclues dans le plan Business.
Mais pour ceux qui recherchent avant tout la performance, Wrike ne propose ici différents modules complémentaires ;
Wrike Resource, Wrike Proof, Wrike Publish, Wrike Integrate, Wrike Analyze, Wrike Lock et Two-way Sync avec GitHub et Jira.
En fonction du nombre d’intégration, le service client de Wrike vous contactera.
Comparaison des fonctionnalités des plans généraux
Conclusion : Mon avis sur Wrike
Un problème d’apprentissage
L’inconvénient selon moi réside principalement dans la prise en main. Implémenter ce type d’outil dans une entreprise nécessite d’impliquer les collaborateurs à utiliser correctement l’outil et à appliquer les règles que vous vous êtes fixés. Par exemples : Tagging régulier et personnalisé ou encore ne pas duppliquer les projets ou dossiers.
Le chef de projet aura donc à veiller à ce que les projets soient correctement structurés car sur Wrike, cela peut très vite devenir un micmac !
Wrike : la solution par excellence pour les moyennes et grandes entreprises ?
Wrike est une solution flexible et bien pensée
Le design de l’interface est rudimentaire, la structure est simple avec une barre latérale gauche où l’on trouve une arborescence « Dossiers > Projets > Tâches ».
Le fait d’avoir créer une structure sous une multitude de niveaux (dossiers, sous dossiers) crée une flexibilité pour toutes les activités.
On peut également utiliser cette structure pour créer un « Archivage » des projets tout aussi bien organisé.
A cela s’ajoute le filtrage et l’outil de scoring pour facilement trouver les tâches que l’on recherche.
Personnalisée pour tous les coeurs d’activité
Cette flexibilité font de Wrike la solution la plus complète pour toutes les entreprises et également pour tous les coeurs d’activités.
Car Wrike a été pensée et personnalisée pour chaque activité. Elle propose des modules personnalisés mais également des modèles de projet gratuits pour chaque corps de métier.
Essayez d’analyser ce dont vous, votre équipe et votre entreprise ont réellement besoin, et essayez également le plan gratuit pour vous faire une idée de l’expérience que Wrike vous offre.
Les autres logiciels de gestion de projet que nous avons testé :
- Airtable avis
- Asana avis
- BaseCamp avis
- Lucidchart avis
- Monday.com avis
- Smartsheet avis
- Wimi avis
- Zoho projects avis