Monday.com avis et test de ce logiciel de gestion de projet

Monday.com est-il le meilleur logiciel de gestion de projet ?

Après avoir lu cet article, je vous conseille de lire notre comparatif des 5 meilleurs logiciels de gestion de projets afin de vous faire votre propre avis sur Monday.com.

Pour les plus pressés, vous pouvez accéder directement à la conclusion. 😉

A l’heure où le télétravail est devenue une nécessité, le logiciel collaboratif de gestion de projet connait une croissance de marché exponentielle.

Monday.com est l’une des solutions en cette fin d’année 2020 qui a le plus de succès.

Hors, il existe une multitude d’outils de collaboration aujourd’hui qui répondent à des besoins divers et variés.

C’est pourquoi, vous trouverez dans cet article notre test de l’interface, notre avis sur Monday.com et ses fonctionnalités.

Avantages et inconvénients de Monday.com

On aime 👍

On n'aime moins 😞

À partir de 8 € par mois par utilisateur

3,98 / 5
4/5
Flexibilité
3/5
Fonctionnalités
4.2/5
Design de l'interface
4.7/5
Service Après Vente
3.8/5
Tarifs
3.7/5

Monday.com qu'est ce que c'est ?

Anciennement connu sous le nom de dapulse, Monday.com a été d’abord développé en interne par Wix en 2010 avant de lancer sa propre plateforme.

Monday.com est une application de gestion de projet mobile et desktop.

Comme tous les outils de collaboration, Monday.com a pour objectif d’aider les équipes à gérer des projets complexes, à rationaliser les flux de travail et à collaborer ensemble.

L’interface utilisateur  ressemble en quelque sorte à une feuille de calcul Excel.

Monday.com offre des fonctionnalités intéressantes pour la planification et le suivi des processus de travail quotidiens.

Comme les outils de gestion de tâche Wrike ou encore Smartsheet, Monday.com peut aider tous les coeurs de métiers d’une entreprise.

Une solution complète et pensée pour tous les coeurs de métier

Même certains secteurs spécialisés peuvent adapté ce logiciel à leur coeur d’activité :

  • En Ressource Humaine : le logiciel peut en effet être utilisé dans ce cadre afin de rationaliser la chaîne de recrutement et gérer les demandes de congé.
  •  Médias, ventes et marketing: Monday.com souhaite permettre de créer des flux de travail créatif, planifier des événements mais également de saisir des informations sur les prospects et collaborer avec les clients.
  • Développement de logiciels : planification des sprints, suivi des bugs et hiérarchisation des priorités

Fonctionnalités de Monday.com

Une Structure attrayante et des fonctionnalités innovantes

Monday.com propose une solution qui peut nous faire penser à Excel avec un tableau en grille dynamique.

L’erreur est de penser que sur Monday.com, un tableau correspond à 1 projet !

En réalité, un tableau peut être un projet ou tout simplement une grille de données

On peut par exemple créer un tableau pour stocker une liste de clients, une liste de prospects perdus ou encore une liste de prospects froids.

Différents types de tableaux peuvent être créés en fonction des méthodes d’autorisation que vous souhaitez mettre en place ;

  • Tableaux principaux : Ils sont visibles par tous les membres de l’équipe dans votre compte
  • Tableaux de conseils partageables ; Partagez les conseils avec des invités (personnes extérieures à votre équipe), comme des clients ou des indépendants
  • « Conseils privés » : Des tableaux visibles uniquement par le dirigeant d’un conseil d’administration et les membres de l’équipe qu’il souhaite inviter.
    Vous pouvez passer d’un conseil d’administration à l’autre, en changeant un conseil principal en conseil partageable ou en conseil privé (et vice-versa) selon vos besoins.

Un tableau est constitué de colonnes et de lignes sur lesquelles on va pouvoir y lister des tâches.

Voici quelques-unes des colonnes que vous pouvez choisir :

  • Colonne « Personnes » : indique le responsable de la tâche
  • Colonne Calendrier : affiche le calendrier de la tâche ou du projet (date de début et de fin)
  • Colonne Statut : voir le statut de chaque tâche sur le tableau

Par exemple, ici vous pouvez voir une chaîne de tâches classique avec des colonnes « Statut ».

On peut modifier l’état des tâches (Fait, En cours, etc) très facilement.

Comme on l’a vu, on peut y ajouter des collaborateurs, y ajouter une échéance même si il est conseillé de le faire via le diagramme de GANTT.

test monday.com

Monday.com n’est pas pensée comme ses concurrents… L’exemple même est son outil d’automatisation. Monday.com propose une liste d’automatisations pour vous aider à faire le bon choix.

Les automatisations sont des combinaisons de déclencheurs et d’actions : les déclencheurs sont des événements, et les actions dictent ce qu’il faut faire lorsqu’un déclencheur se produit.

Monday.com propose une liste d’automatisations préétablies. En voilà quelques exemples : 

  • Notifications : créez des alertes et des rappels (deadlines, etc)
  • Changement de statut : lorsqu’une tâche change de statut
  • Tâches récurrentes : automatiser les tâches répétitives

Par exemple ici, lorsqu’une colonne (ici : « Qualif ») voit une cellule passé en statut « Perdu », alors la tâche en question est automatiquement classée dans le tableau de votre choix ;

Vous souhaitez décomposer une tâche en plusieurs tâches plus petites ?

Le problème avec la structure en tableaux de Monday.com, c’est que la solution manque de flexibilité. Tous les tableaux sont au même niveau, il vous ai donc pas possible de créer des dossiers, des projets et des sous projet.

En revanche, Monday.com a créé un outil de checklist facilite contrairement à ses concurrence la création de sous-tâches !

En effet, les checklists permettent de diviser les tâches en sous-tâches plus petites. Une fois que les membres d’équipe ont terminé une tâche, ils peuvent cocher le cercle à côté de celle-ci pour marquer qu’elle est terminée.

Via l’outil « suivi du temps intégré »,  on peut analyser le temps passé à réaliser vos tâches quotidiennes. Ainsi, il est possible d’analyser la productivité de l’équipe et de facturer vos clients avec précision pour le travail effectué.

Et pour un suivi précis du temps consacré aux projets, monday.com vous permet d’ajouter une colonne « Suivi du temps » à votre tableau.

Lorsque vous commencez une tâche, cliquez sur le chronomètre de la même ligne pour commencer à suivre le temps consacré à cette tâche. Une fois que vous avez terminé, vous pouvez faire une pause pour arrêter le chronomètre !

De cette façon, vous pouvez suivre le temps passé sur chaque tâche avec précision.

Cependant, si vous utilisez déjà un chronomètre tiers, comme Toggl ou Time Doctor, sachez que ces outils ne peuvent pas être synchronisés avec Monday.com.

De plus, la colonne « Suivi du temps » n’est disponible qu’à partir de la formule Pro.

Des fonctionnalités standards pour un logiciel de gestion de projet

Comme tout autre logiciel professionnel, Monday.com offre une intégration avec diverses applications tierces. Comme Wrike ou Smartsheet, on trouve notamment :

  • Google Drive : un outil de stockage de fichiers et de collaboration
  • Slack : une application virtuelle de communication d’équipe
  • Jira : un logiciel de suivi des problèmes (tickets)
  • Des outils externes d’e-mailing comme Mailchimp 
  • GitLab : une plateforme open-source de suivi des bugs

Avec le logiciel Monday.com, vous disposez d’une boite de réception.

Grâce aux filtres, vous pouvez accéder aux différentes conversations liées aux tableaux. 

Lorsque vous ouvrez un tableau, vous pouvez accéder à son espace de discussion.

A l’image de ses concurrents Wrike ou Smartsheet, il est également possible de partager des vidéos, des images, des pdf ou des rapports personnalisés. Monday.com permet même le partage de Gifs.

En revanche, aucun autre moyen de discussion n’est mis à disposition aux utilisateurs.

Via certains de ses concurrents (Wripe par exemple),

On a en plus de l’espace de discussion un outil pour mentionner ses collaborateurs ou encore un autre outil permettant d’apposer des notes sur le document. 

Ce logiciel de gestion de projet offre de multiples vues pour vous aider à personnaliser vos tableaux en fonction des différents besoins de l’équipe.

Voici quelques-unes de ces vues multiples :

  • Vue en « fichiers » : montre tous les fichiers téléchargés sur un tableau
  • Vue en cartes ou « kanban » : Si vous connaissez la solution Trello, alors vous comprendrez ce qu’est une vue kanban.

  • Vue en diagramme de GANTT : idéal pour optimiser la planification de son projet, apercevoir les dépendances entre les tâches ainsi que les chemins critiques.

  • Vue en graphique : obtenez un aperçu de chaque tableau à l’aide de diagrammes en secteurs, en barres ou en lignes.

Vue en formulaire (NOUVEAU) : créer des formulaires web basés sur un tableau spécifique. Partagez les, insérer les  directement dans vos tableaux !

Application mobile IOS et ANDROID

Comme d’autres logiciels de gestion de projet, monday.com propose également des applications iOS et Android pour une collaboration rapide avec votre équipe.

L’application mobile monday.com est disponible pour via tous les plans tarifaires (y compris le plan Basique).

Vous pouvez télécharger l’application mobile Monday.com sur le Google Play Store pour les appareils Android et sur l’Apple Store pour les appareils iOS.

SAV Monday.com

Parfois, la qualité d’un logiciel dépend de celle de son support. Heureusement, monday.com excelle dans le domaine de l’assistance à la clientèle.

Monday.com propose :

  • Une FAQ complète
  • Des webinaires et tutoriels vidéos
  • Des forums communautaires
  • Une assistance téléphonique
  • Un gestionnaire de compte dédié : disponible dans le plan premium « Entreprise »

Prix Monday.com

Monday.com propose un modèle de tarification qui peut être avantageux pour les entrepreneurs et petites entreprises.

Ses tarifs sont flexibles. Son système de tarification est basé sur des niveaux d’utilisateurs et de fonctionnalités.

Et puisque personne ne veut payer plus que ce dont il a réellement besoin, ces prix sont attractifs pour des petites entreprises.

En revanche, ces frais s’élèvent beaucoup trop rapidement par la suite par rapport à la concurrence.

Lorsque l’on souhaite obtenir un pass pour 5 utilisateurs par exemple, on arrive 25 $ pour la formule Basique !

Comparaison des plans tarifaires

Monday.com propose 4 plans tarifaires différents ;

  • Basique : nombre illimité de projets et de tableaux de bord, applications iOS et Android, limite de 5 Go de stockage de fichiers, limite d’une semaine de journal d’activité, limite d’un tableau de bord
  • Standard : Toutes les fonctionnalités incluses dans le plan de base, limite de stockage de fichiers de 50 Go, journal d’activité illimité, 4 comptes d’invités, vue chronologique, vue calendrier, recherche avancée, formulaires personnalisés, accès aux intégrations, limite de 3 tableaux de bord
  • Pro : Toutes les fonctionnalités incluses dans le plan Standard, stockage de fichiers illimité, comptes d’invités illimités, suivi du temps, affichage des graphiques, colonnes de formules, tableaux privés suivi de 10 tableaux de bord
  • Entreprise : Toutes les fonctionnalités du plan Pro, 25 tableaux de bord, journaux d’audit, gestion des sessions des utilisateurs, autorisations avancées pour les comptes, coach personnalisé et formation individuelle, gestionnaire dédié à la réussite des clients.

Conclusion : Mon avis sur Monday.com

La meilleure solution pour les entrepreneurs et TPE

L’outil « automatisations » vous permettra d’allier CRM et Gestion de projet.

L’outil de paramétrage d’automatisations de Monday.com est la fonctionnalité la plus intéressante.

Même si selon moi, cette solution manque de flexibilité par rapport à la gestion de grands projets, elle est la solution idéale et complète pour les petites entreprises.

Monday.com peut être en effet utilisé comme outil de CRM ou de relation client.

Les automatisations peuvent être facilement mises en place, vous pourrez donc facilement créer et gérer une base clients :

  • Classez ces clients
  • Paramétrez l’envoi automatique de mails de relance
  • Attribuez des commerciaux aux clients selon n’importe quel critère
  • etc

Monday.com est réellement avantageux pour un entrepreneur ou une start up de 2 personnes à une PME.

Les raisons sont simples..

Premièrement, les tarifs sont acceptables et dans la moyenne du marché.

Deuxièmement, c’est une solution qui sera facile à implémenter dans votre entreprise.

Vous même ou vos actuels ou futurs collaborateurs devraient s’habituer à cette solution très rapidement grâce à son interface très simple d’utilisation, ludique et attrayante.

Ce qui m’a séduit est certainement cet outil de création d’automatisations où l’on vous mâche tout le travail avec de simples « requêtes » à remplir ou encore ses modèles de tableaux personnalisés.

MAIS qui manque de flexibilité pour les PME et grandes entreprises

Pour commencer, je dirais que l’inconvénient de Monday.com est que la plateforme nous propose une structure à 2 niveaux…

Création de tableaux > Listes de tâches (et sous-tâches)

A la différence de certains de ses concurrents qui eux proposent une structure minimum de 5 niveaux : 

Créations de dossiers > sous dossiers > projets > sous projets > tâches (sous-tâches)

De plus, pour tenir une archive organisée avec Monday.com, il vous faudra nécessairement mettre en place des automatisations entre vos différents tableaux.

Lorsqu’on a de nombreux projets pour divers coeurs de métier, il faut homogénéiser.

Et éduquer les collaborateurs à utiliser ces automatisations pour fréquemment « ranger » les tâches terminées.

Ou bien « ranger » les prospects perdues dans un tableau consacré aux Prospects perdus…

De plus, on a un outil de « discussions » assez limité où on ne retrouve pas d’annotation ou de mentions de collaborateurs.

S’il on ajoute au fait que Monday.com propose des tarifs peu avantageux pour les grosses structures, cela en fait donc une plateforme dispensable pour les grandes entreprises.

Pour les scrum masters ou grosses structures, je ne vous recommande  davantage Wrike ou encore Smartsheet auxquels j’y consacré des articles dédiés 🙂

Les autres logiciels de gestion de projet que nous avons testé :

  • Airtable avis
  • Asana avis
  • BaseCamp avis
  • Lucidchart avis

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